Уничтожение первичных документов: как это сделать по всем правилам

Общий срок хранения документации в компании составляет 5 лет. 

Потом бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. 

Но не всё так просто: сделать это нужно по установленным правилам.

Сколько лет хранить документы

Документацию фирма должна хранить не менее пяти лет после отчётного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте").

Столько же нужно хранить всю бухгалтерскую отчётность. Пятилетний срок установлен законом для хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской (финансовой) отчётности. Хранить необходимо также аудиторские заключения о ней (если проводилась аудиторская проверка) (п. 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).

НК РФ также требует хранить "данные бухгалтерского учёта и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов", в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда они были оформлены. Помимо разрешённых к уничтожению документов надо уничтожать все их копии.

Если истёк срок хранения

Бумаги с истекшим сроком хранения можно утилизировать. При этом должна быть уверенность, что они больше не требуются и не потребуются в будущем.

"Старые" документы будут нужны, если:

• есть не до конца списанные, но ещё списываемые убытки прошлых лет. Пока списание не завершится, все подтверждающие документы за годы, когда были получены убытки, нужно хранить;

• прервался и начал заново течь срок исковой давности по не списанной в качестве безнадёжной дебиторской задолженности. До момента истечения срока исковой давности нужно хранить договоры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты сверки расчётов и т. д.;

• есть амортизируемое имущество. Документы на него могут понадобиться вплоть до окончания года, в котором это имущество будет списано или продано;

• амортизируемое имущество реализовано с убытком. Документы нужны в течение всего срока, когда убыток включается в состав расходов.

Документы, срок хранения которых истёк, можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Приказ директора о создании комиссии

На проведение утилизации требуется приказ (распоряжение) руководителя.

Руководитель утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов (юриста, главного бухгалтера, специалиста по делопроизводству и др.)

Акт о выделении документов на уничтожение

Документы на уничтожение собирают в папки. Комиссия составляет акт о выделении документов за соответствующий год, и указывает количество папок.

Это могут быть, к примеру:

• Кассовые документы.

• Авансовые отчёты.

• Кассовая книга.

• Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров.

• Банковские документы.

• Накладные по учёту товарно-материальных ценностей.

• Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

• Журнал учёта доверенностей.

• Гарантийные письма.

• Главная книга.

После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передаётся на подписание руководителю организации.

Как уничтожать бумаги

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки и приступают к уничтожению. Это можно сделать любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Деньги, которые заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, нужно учесть в доходах и начислить НДС, если фирма является плательщиком налога.

В завершение экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить ещё один акт – о физическом уничтожении документов. Посмотрите акт об уничтожении документов, срок хранения которых истёк, и скачайте его форму.

Как уничтожать документы при реорганизации

Юрлицо вправе участвовать в гражданском обороте исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК РФ). В силу пункта 3 статьи 49 ГК РФ в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединённого юридического лица оно утрачивает правоспособность.

То есть присоединённая организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности, причём приказы об уничтожении документов - с учётом установленных сроков их хранения и уничтожения.

Бумаги, относящиеся к году, в котором проведена реорганизация, уничтожать нельзя. Например, нельзя утилизировать документы 2023 года, если организация присоединилась к другой в этом же году.

Порядок приёма-передачи документов определяется приказом о реорганизации.

До передачи документов нужно провести экспертизу их ценности, по результатам которой определяются документы, подлежащие:

• уничтожению;

• дальнейшему хранению (они оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику по описи).

Все документы присоединённого юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику (и включены в его архивный фонд).

Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации.

Источник: Бухгалтерия.ру