Электронные подписи для работников не облагаются НДФЛ и взносами

При переходе на ЭДО электронные подписи могут понадобится не только руководителю компании и главбуху, но и работникам, которые подписывают налоговые или кадровые документы. Расходы несёт работодатель. Оплата ЭП не признается доходом работника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Электронные подписи для работников бывают нескольких видов: простые электронные подписи, усиленные неквалифицированные подписи, усиленная квалифицированная подпись.

Для участия в подписании "первички" и кадровых документов работникам. ответственным за оформление этих документов, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП). Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

НДФЛ

НДФЛ облагаются не только выплаты в денежной форме, произведённые в пользу работника. К облагаемым налогом относятся и доходы, полученные работником от компании в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы нужно учитывать в налоговой базе по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но, эта норма не применима к покупке УКЭП для работника, поскольку он не является инициатором подобной покупки и не получает никаких выгод. Компания приобретает УКЭП для работника в связи с производственной необходимостью. Поэтому её оплата не признается доходом работника и не облагается НДФЛ.

Страховые взносы

Страховыми взносами облагаются все выплаты и иные вознаграждения в пользу работника, произведённые в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Поскольку приобретение УКЭП для работника связано с производственной необходимостью, покупка совершается не на основании трудового договора, стоимость УКЭП не облагается страховыми взносами.

Списание расходов в налоговой базе по прибыли

Расходы на УКЭП для работников напрямую связаны с производственной необходимостью. Поэтому справедливо считать, что такие расходы направлены на получение дохода и их можно учесть в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Источник: Бухгалтерия.ру